Esensi Penyebaran Informasi dalam Layanan Audit di Sierra Leone

pengantar

Informasi adalah inti dari semua yang kita lakukan sebagai manusia. Kami membuatnya, kami mengkonsumsinya, kami membagikannya dan kami menjualnya. Oleh karena itu, pengelolaan informasi yang cermat adalah kunci sukses dalam bisnis. Pengenalan penyebaran informasi dalam bisnis memberikan gambaran yang kuat tentang peran penyebaran informasi. Ini memberikan pedoman dalam mengumpulkan informasi yang benar kepada orang yang tepat untuk mendukung perusahaan. ‘tujuan strategis dan “minyak” operasi sehari-hari bisnis.

Definisi

Dilman 1978, penyebaran informasi yang didefinisikan adalah distribusi informasi atau intervensi yang aktif dan terarah melalui saluran yang ditentukan dengan menggunakan strategi yang direncanakan kepada publik atau audiens tertentu.

Penyebaran adalah proses terencana formal dengan tujuan menyebarkan pengetahuan dan meningkatkan integrasi bukti, informasi, intervensi, atau kombinasi dari semuanya ke dalam praktik rutin. Diseminasi informasi telah dicirikan sebagai pendahuluan yang diperlukan dan memadai dari adopsi dan implementasi kebijakan organisasi (Dilman, 1978).

Pentingnya Penyebaran Informasi dalam Penyampaian Layanan

Sebelum menilai berbagai pendekatan yang digunakan untuk menyebarkan informasi, ada baiknya meninjau kembali alasan penyebaran informasi. Biasanya ada alasan bagus mengapa organisasi memutuskan untuk menyebarkan informasi. Alasan ini tidak selalu independen satu sama lain tetapi tetap dapat dikategorikan untuk menekankan motivasi organisasi ketika memulai diseminasi. Alasan biasanya untuk meningkatkan nilai dari satu atau lebih dari atribut pemegang saham perusahaan berikut. Berikut ini antara lain alasan diseminasi informasi dalam organisasi:

Untuk Menciptakan Kesadaran: Informasi sering kali disebarkan untuk mendidik, menjelaskan atau mempromosikan konsep, proses atau prinsip. Misalnya, spesifikasi teknis yang menjelaskan kapabilitas sistem, instruksi tentang alternatif untuk menghindari rute transportasi yang padat dan pedoman untuk menyelesaikan pekerjaan untuk memastikan penampilan yang konsisten dari hasil proyek adalah semua cara di mana informasi disebarluaskan untuk secara umum mendorong penerima untuk mematuhi prosedur. dalam kepercayaan perbaikan organisasi atau perusahaan.

Untuk Meningkatkan Tanggapan Pelanggan: Terkadang informasi disebarluaskan semata-mata dengan harapan akan menimbulkan umpan balik yang mungkin memerlukan informasi lebih lanjut untuk dihasilkan atau digunakan untuk memvalidasi sesuatu. Contohnya termasuk iklan, kuesioner, survei pasar, daftar pertanyaan yang sering diajukan, dan testimonial.

Untuk memungkinkan Kolaborasi: Informasi sering disebarluaskan agar sekelompok individu dapat berbagi pengetahuan dan jalur komunikasi. Contohnya termasuk sistem alur kerja untuk mendukung aliran informasi antara entitas sistem untuk mencapai tujuan bersama, milis di mana individu yang berpikiran sama dapat mendengarkan dan mendiskusikan masalah umum, perpustakaan tempat orang dapat mengakses informasi, dan sistem kontrol tempat probe dapat mendeteksi dan mengirimkan peringatan tentang peristiwa tertentu (Fink, 1983).

Latar Belakang Layanan Audit Sierra Leone (ASSL)

Jasa Audit Sierra Leone adalah lembaga audit tertinggi dari Sierra Leone bagian 119 dari Konstitusi Sierra Leone 1991 mengatur pembentukan kantor dan fungsi Auditor Jenderal. Dimulai dengan dibentuknya Undang-Undang Audit tahun 1962. Kemudian disebut Departemen Auditor Jenderal kemudian dipindahkan dari Departemen Jenderal Audit ke layanan Audit Sierra Leone karena Undang-Undang Jasa Audit tahun 1998 yang diimplementasikan pada tahun 2004. Undang-undang tersebut juga membentuk Badan Layanan Audit (ASB) Dewan Penasihat yang memiliki kekuasaan untuk menunjuk orang, selain Auditor Jenderal untuk memegang atau bertindak di kantor sebagai anggota layanan Audit dan untuk menjalankan kontrol disipliner atas orang-orang tersebut.

Audit Service Sierra Leone dipimpin oleh Auditor General yang dibantu oleh empat deputi. Kantor pusatnya berada di Lotto Building di Freetown dengan kantor lain di Freetown, Bo, Makeni dan Kenema. Juga, Mandat Auditor Jenderal ditentukan dalam bagian 119 sub bagian “2” dari konstitusi 1991. Ini mengatur Auditor Jenderal untuk mengaudit semua kementerian pemerintah, departemen, lembaga, lembaga pendidikan dan badan hukum lainnya yang dibentuk sebagian atau seluruhnya dari dana publik. Mandat ini sekarang mencakup 39 kementerian dan departemen yang selaras, yang terdiri dari seratus empat puluh sembilan otoritas kepala, 64 badan hukum dan proyek-proyek yang didanai donor.

Metode Penyebaran Informasi di Audit Service Sierra Leone

Organisasi ini menggunakan manual dan elektronik untuk penyebaran informasi:

Sarana Manual Penyebaran Penyampaian Informasi.

Cara manual penyebaran informasi di Audit Service Sierra Leone adalah sebagai berikut:
• Salinan cetakan Auditor Laporan umum dan dokumen lainnya.
• Menyebarluaskan salinan laporan Auditor General dan laporan lainnya ke berbagai pihak.
• Menyebarluaskan buletin Layanan Audit secara internal dan eksternal ke berbagai pemegang saham.
• Mengorganisir pertemuan dengan kelompok masyarakat sipil.
• Program peningkatan kesadaran di berbagai sekolah, kelompok dan universitas.

Sarana Elektronik Penyebaran Penyampaian Informasi.

Sarana elektronik penyebaran informasi di Audit Service Sierra Leone adalah sebagai berikut:
• Menerbitkan laporan Auditor General (AG) di situs web Layanan Audit.
• Penayangan Layanan Audit menyulap berbagai layanan radio.
• Penyebaran informasi melalui media sosial misalnya. Facebook, Whatsapp dan Tango dll.
• Mengorganisir diskusi radio atau program di berbagai stasiun radio. Selama acara radio, pendengar diberi kesempatan untuk menanggapi masalah yang dibahas dengan menelepon dan mengirim SMS ke nomor yang diumumkan kepada mereka. Para panelis menanggapi pertanyaan dan komentar secara memadai selama program radio.
• Radio jingle-Sebagai bagian dari program peningkatan kesadaran, divisi komunikasi memproduksi radio jingle dalam bahasa Inggris dan kemudian diterjemahkan ke dalam empat bahasa daerah (Mende, Temne, Krio dan Limba). Jingle disiarkan di berbagai stasiun radio di tanah air.

Pengguna Informasi di Layanan Audit Sierra Leone

Pengguna informasi adalah orang atau organisasi yang menggunakan informasi yang dibuat oleh lembaga atau organisasi lain. Dalam menggunakan informasi, pengguna paling sering dapat diidentifikasi sebelumnya. Mereka menggunakan informasi setiap hari karena pekerjaan, tugas atau tugas pekerjaan tertentu. Berikut ini adalah layanan Informasi Layanan Audit Sierra Leone:

Tenaga Administrasi

Karyawan organisasi dan staf departemen HRM secara spesifik dapat mengakses catatan tentang operasional dan pemeliharaan organisasi mereka untuk membuat keputusan yang benar dan menyelesaikan masalah administrasi. Direktur dalam HRM juga akan memperoleh informasi dari departemen catatan untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan promosi, rekrutmen, pemindahan dan pembayaran manfaat pensiun.

Peneliti / Pengguna eksternal

Layanan audit berorientasi pada penelitian sebenarnya, peneliti menggunakan informasi mereka untuk mendapatkan pengetahuan dari departemen atau layanan sipil yang meneliti tentang kegiatan dan inisiatif pemerintah. Hasil dari kegiatan penelitian ini biasanya untuk tujuan akademis yang akan membantu peneliti untuk mendapatkan pengetahuan yang mendalam tentang bagaimana staf atau PNS, direkrut, dipromosikan, dan diberhentikan.

Jurnalis

Pengguna penting lainnya dari informasi yang dihasilkan di kantor layanan Audit adalah jurnalis yang mungkin ingin menyelidiki klaim yang berkaitan dengan perekrutan dan penunjukan personel yang buruk di berbagai departemen.

Jenis Informasi yang Diperoleh di Layanan Audit Sierra Leone

Informasi Audit Operasi

Evaluasi kegiatan organisasi yang berorientasi pada masa depan, sistematis dan independen. Data keuangan dapat digunakan, tetapi sumber bukti utama adalah kebijakan operasional dan pencapaian yang terkait dengan tujuan organisasi. Pengendalian dan efisiensi internal dapat dievaluasi selama jenis tinjauan informasi ini.

Audit Informasi Keuangan

Evaluasi independen yang berorientasi historis dilakukan dengan tujuan untuk membuktikan kewajaran, keakuratan, dan keandalan data keuangan. Auditor eksternal membutuhkan jenis informasi ini.

Tinjauan Informasi Departemen
Analisis periode saat ini dari fungsi administrasi untuk mengevaluasi kecukupan kontrol, pengamanan aset, penggunaan sumber daya yang efisien, kepatuhan dengan undang-undang terkait, peraturan dan kebijakan universal dan integritas informasi keuangan.

Audit Informasi Investigasi

Jenis informasi ini terjadi sebagai hasil dari laporan aktivitas yang tidak biasa atau mencurigakan dari pihak individu atau departemen. Biasanya difokuskan pada aspek tertentu dari pekerjaan suatu departemen atau individu. Semua anggota komunitas diundang untuk melaporkan kecurigaan aktivitas yang tidak pantas kepada Direktur Internal Auditing Services secara rahasia.

Audit Informasi Tindak Lanjut

Ini adalah informasi yang dilakukan kira-kira enam bulan setelah laporan audit internal atau eksternal diterbitkan. Mereka dirancang untuk mengevaluasi tindakan korektif yang telah diambil atas masalah audit yang dilaporkan dalam laporan asli ketika informasi audit tindak lanjut ini dilakukan dan laporan auditor eksternal, hasil tindak lanjut dapat dilaporkan kepada auditor eksternal tersebut.

Audit Informasi Terintegrasi

Ini adalah kombinasi dari audit operasional, tinjauan departemen, dan tinjauan kontrol aplikasi auditnya. Jenis tinjauan ini memungkinkan operasi fungsional dalam institusi (Silver, 2010).

Tantangan yang dihadapi dalam Penyebaran Informasi di Audit Service Sierra Leone

Beberapa masalah yang dihadapi layanan Audits dengan informasi audit disorot sebagai berikut:

Masalah Keuangan

Satu masalah yang mempengaruhi penyampaian informasi lembaga adalah keuangan, dan bagi organisasi mana pun untuk bertahan atau mempertahankan perkembangan yang menyeluruh ini harus sejumlah dana. Organisasi menghadapi tantangan keuangan yang serius dalam penyampaian layanan informasi mereka.

Perencanaan Layanan Informasi yang Buruk

Pelayanan informasi kurang efektif dalam pelayanan audit karena penanggung jawabnya tidak terlatih secara profesional. Hanya sedikit di antara mereka yang memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan di departemen audit karena informasi yang diterima tidak pada waktu yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Panitia tidak bertemu secara rutin untuk membahas masalah itu.

Kurangnya Staf yang Memadai

Tantangan situasi kepegawaian yang tidak memadai dan tidak terlatih menimbulkan masalah yang serius bagi kelancaran organisasi. Masalah staf yang tidak tepat dapat menghambat kelancaran penanganan dan penyampaian informasi.

Sebagai kesimpulan, penyampaian informasi informasi audit memainkan peran penting yang sangat penting dalam manajemen staf yang efektif, dalam organisasi mana pun. Informasi adalah inti dari setiap organisasi atau lembaga yang melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pembelajaran, pengajaran, penelitian, dan pembangkitan pengetahuan baru. Tujuan penyampaian informasi pada layanan audit adalah untuk menarik dan mempertahankan tenaga kerja yang akan memungkinkan lembaga atau organisasi mencapai maksud dan tujuannya. Namun, pekerjaan ini telah mempertimbangkan beberapa perangkap yang lebih umum yang menghambat efektivitas dalam penyebaran Informasi yang harus dihindari auditor selama sumber pekerjaan mereka.

 

Sumber: E-Jasa